Archivierung von Patientenakten und Röntgenbildern: Notwendig und aufwendig
Ärztinnen und Ärzte sind verpflichtet, die Behandlung ihrer Patienten (Untersuchungen, Befunde, Diagnosen, Medikamentierung, Operationen, Therapien) zu dokumentieren. Die Möglichkeit eines unkomplizierten Zugriffs auf diese Patientendaten ist aus vielerlei Gründen (diagnostisch-therapeutischen, rechtlichen, finanziellen) von oft entscheidender Wichtigkeit. Dass selbst in modernsten Gesundheitsbetrieben mit fortgeschrittenem Digitalisierungsgrad immer noch auf analoge Unterlagen zurückgegriffen wird (werden muss), ist hierbei keine Seltenheit.
Für medizinische Unterlagen gelten ganz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfrist von ärztlichen Aufzeichnungen einschließlich Untersuchungsbefunden ist gesetzlich auf zehn Jahre ausgelegt. Für Röntgenbilder aus der Diagnostik gilt ebenfalls eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind hingegen 30 Jahre lang aufzuheben.
Ein schneller Zugriff auf archivierte Patientenunterlagen wie Arztbriefe, Krankenhausberichte, Laborergebnisse, EEG/EKG-Streifen oder Aufnahmen aus der Röntgen- und Strahlendiagnostik (Röntgenbilder) setzt eine fachgerechte Archivierung voraus, die einiges an Arbeitsaufwand erfordert. Dazu gehören:
- die Erfassung, Verpackung, Sortierung der Akten
- die sichere, d. h. auch vor unbefugtem Zugriff geschützte Lagerung
- die schnelle Nutzungsmöglichkeit bei Aktenabruf
- die Sicherheit der Patientendaten bis zur ordnungsgemäßen Entsorgung nach KrWG und dem Datenschutzrecht (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen)
Setzt man dieses Aufgabenspektrum in Bezug zur gegenwärtigen Situation im Gesundheitssektor, stellt sich schnell vor allem erst einmal eine Frage: Können diese Aufgaben von Krankenhäusern und Arztpraxen allein überhaupt noch umfänglich gewährleistet werden?
Archivierung als Aspekt des Patientenwohls
Laut einem Bericht des Deutschen Ärzteblattes verbrachten schon 2018 Haus- und Fachärzte im Schnitt 7,4 Stunden pro Woche mit Verwaltungs- und Archivierungsaufgaben. Die Gegenwarts-Bestandsaufnahme zeichnet ein noch einmal verschärfteres Bild, da in den vergangenen Jahren der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen weiterhin zugenommen hat. Inzwischen bewegt sich der personelle Versorgungsengpass bei rund sieben Prozent und Prognosen sprechen von einer weiteren Zunahme von bis zu 35 Prozent bis zum Jahr 2035. Das entspräche dann knapp 1,8 Millionen vakanter Stellen.
Dass freilich auch unter widrigen Umständen der unmittelbaren Arbeit am Patientenwohl oberste Priorität zukommen muss, versteht sich. Nur heißt das ja nicht, dass andere Aufgaben darüber an Wichtigkeit verlieren würden und ins Hintertreffen geraten dürfen. Zumal die Archivierung und Entsorgung von Patientenakten gerade auch im Hinblick auf die Maßgaben des Datenschutzes – also des Schutzes von oft sensiblen Patienteninformationen – per se ja genau das ist: Ein Aspekt des Patientenwohls.
Digitalisierung, Entbürokratisierung, Kooperation
Dieses auch zukünftig zu garantieren, bedarf es dreier wesentlicher Voraussetzungen: Der Digitalisierung, der Entbürokratisierung und der Kooperation.
Dass auch 2024 in Deutschland alles vom Rezept bis zum Arztbericht meist noch auf Papier ausgedruckt wird, will Gesundheitsminister Karl Lauterbach im Zuge seiner Reformbemühungen ändern. Bis Ende des Jahres, so die ambitionierte Ansage, soll die elektronische Patientenakte (ePA) von der Ausnahme (bisher nutzen weniger als ein Prozent der Versicherten die ePA) zur Regel geworden sein. Doch selbst, wenn es gelingt, diese Pläne umzusetzen, werden Krankenhäuser und Arztpraxen noch längere Zeit mit analogen Patientenunterlagen zu tun haben. Weshalb neben der Digitalisierung vor allem eine Entbürokratisierung dringend ist.
Beispielsweise bei der Frage, wie eine Archivierung von Patientenakten nicht nur im Gesundheitsbetrieb, sondern auch ausgelagert, also in privater Trägerschaft auf rechtssichere Art, d. h. unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu Datenschutz und ärztlicher Schweigepflicht (§ 203 StGB), erfolgen kann. Möglichkeiten eines solchen Outsourcings an Profi-Dienstleister gibt es, Voraussetzungen dafür sind die Einwilligung des Patienten, die juristisch verbindliche Übertragung der Schweigepflicht auf die jeweiligen Archive und/oder eine Anonymisierung/Pseudonymisierung des Patientennamens in den Akten.
Datenschutz und Recycling: Röntgenbilder und Akten entsorgen
Auch bei der Entsorgung von Archivbeständen – von Befundmitteilungen über Karteikarten bis hin zu Röntgenaufnahmen und anderen Datenträgern, die personenbezogenen Informationen enthalten – sind für Krankenhäuser und Arztpraxen Kooperationen mit professionellen Unternehmen alternativlos. Aus Fragen der Arbeitszeiteffizienz innerhalb der Gesundheitseinrichtungen ebenso wie zur Gewährleistung der rechtlichen Vorgaben.
So müssen laut Datenschutzgrundverordnung (Artikel 9 DSGVO, Erwägungsgrund 35 DSVGO) bzw. Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG § 26) nach Ablauf der Archivierungsfrist Daten unwiederbringlich vernichtet werden. Die Parameter dafür sind in DIN SPEC 66399-3 / ISO/IEC 21964 fixiert. Im Falle von Röntgenfilmen (Abfallschlüssel 090107; Rubrik Abfälle aus der fotografischen Industrie) kommen zudem noch wichtige kreislaufwirtschaftliche Belange hinzu (Rückgewinnung von Kunststoff und Silber aus Röntgenfilmen). Einschlägig medizinspezialisierte und zukunftsorientierte Entsorger bieten hier folgerichtig neben ihren Kernkompetenzen „Abholen-Transportieren-Recyceln-Dokumentieren“ auch das Aussortieren alter Jahrgänge im medizinischen Archiv oder die Bereitstellung von entsprechenden Sicherheitsbehältern (DSB) zum selbstständigen Aussortieren an.
Vor einer Beauftragung von externen Dienstleistern zur Archivpflege sollten Kliniken und Praxen unbedingt darauf achten, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Zugang zum Archiv erhalten, auf die Geheimhaltung nach § 203 StGB verpflichtet sind. Zudem ist ein rechtlich geprüfter Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) gemäß Artikel 28 DSGVO obligatorisch.